TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN
Für die Teilnahme sind lediglich folgende technische Voraussetzungen notwendig:
- Windows-PC (ab 7, 8.1, 10), Apple (ab OS X 10.12) oder Linux
- Internet-Zugang mit mind. 500 kBit/s Bandbreite (z. B. DSL – mindestens DSL 2000, empfohlen DSL 6000 Anschluss)
- Internetbrowser: Google Chrome (v70.0 und höher), Mozilla Firefox (v65.0 und höher), Edge (v42.0 und höher) und Apple Safari (v12.0 oder höher)
- Soundkarte mit Lautsprecher (bzw. Headset) und idealerweise Webcam
Nutzung von ZOOM (Videokonferenz-Tool)
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Die Teilnahme an einer Online-Veranstaltung von Forum Verlag Herkert setzt nicht das Anlegen eines Nutzerkontos bei ZOOM voraus. Es ist ausreichend, wenn Sie dem in der Einladungs-E-Mail enthaltenen Link folgen und sich über die Weboberfläche anmelden. Sie müssen jedoch für die Teilnahme zumindest Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben, damit Forum Verlag Herkert Sie als berechtigten Teilnehmer identifizieren kann.
Welche Daten werden verarbeitet?
Während Ihrer Teilnahme an einer Online-Veranstaltung werden außerdem diverse Metadaten (z.B. IP-Adresse, Geräte-/Hardware-Informationen), Verbindungsdaten (z.B. Rufnummer, Ländername, Start- und Endezeit) und Inhaltsdaten (z.B. Chatverlauf, F&A, Audio, Video) verarbeitet. Bei den Meta- und Verbindungsdaten handelt es sich um Informationen, die bei der Nutzung von ZOOM notwendigerweise anfallen. Andernfalls kann keine Verbindung zu Ihnen und den verwendeten Endgeräten hergestellt werden. Welche Inhaltsdaten über ZOOM verarbeitet werden, haben Sie selbst in der Hand. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten und die Verarbeitung von Daten auf diese Weise unterbinden. Die Nutzung der Chat-Funktion ist ebenfalls freiwillig. Eine automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz. Sofern Sie ein Nutzerkonto bei ZOOM angelegt haben, gelten ergänzend die Datenschutzinformationen der Zoom Video Communications, Inc.
Die Zulässigkeit des Einsatzes von ZOOM richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO. Online-Veranstaltungen sind eine Alternative und Ergänzung zur klassischen Präsenzveranstaltung und im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung immer mehr gefragt. Forum Verlag Herkert muss sich als Anbieter den Bedürfnissen der Unternehmen anpassen und flexible Lösungen anbieten. Die Nutzung von Softwareanwendungen wie ZOOM ist dabei ein wichtiger Baustein. Die interaktive Ausgestaltung und Durchführung von Online-Veranstaltungen erfordert eine Software mit entsprechenden Funktionen und Kapazitäten. Forum Verlag Herkert hat sich dabei für ZOOM entschieden, weil die Anwendung am besten geeignet ist.
Um an einer Online-Veranstaltung teilzunehmen, ist die Verarbeitung der Meta- und Verbindungsdaten sowie Ihres Namens und Ihrer E-Mail-Adresse zwingend erforderlich. Die Bereitstellung der weiteren Angaben ist freiwillig. Sie haben dann aber nicht die Möglichkeit, sich aktiv an der Online-Veranstaltung zu beteiligen und z.B. eine Frage zu stellen.
Empfänger Ihres Namens und der von Ihnen generierten Inhaltsdaten bei der Verarbeitung über ZOOM sind die Personen, mit denen Sie über den Dienst kommunizieren. Das können Mitarbeiter des Forum Verlag Herkert oder andere Teilnehmer sein.
Ihre personenbezogenen Daten werden von ZOOM in die USA übermittelt. Diese Übermittlung ist zulässig, weil ZOOM als Anbieter von Software in der Informations- und Kommunikationstechnologie unter dem EU-US-Privacy Shield zertifiziert ist. Die Übermittlung an Anbieter, die hierunter zertifiziert sind, ist ohne weitere Genehmigung zulässig. Außerdem wird ein ausreichendes Datenschutzniveau durch die Vereinbarung von EU-Standardvertragsklauseln sichergestellt.
Die im Rahmen einer Online-Veranstaltung verarbeiteten Inhaltsdaten werden ohne Ihre Zustimmung nicht aufgezeichnet und auch nicht gespeichert. Der Chatverlauf und die von Ihnen eingebrachten Fragen an den Referenten sind allerdings bis zur Beendigung der Online-Veranstaltungen einsehbar. Die Meta- und Verbindungsdaten werden nach den Vorgaben des Telekommunikationsgesetzes und Telemediengesetzes zum Zwecke der Abrechnung und der Aufrechterhaltung der Systemsicherheit gespeichert. Name und E-Mail-Adresse werden für einen Zeitraum von 6 Monaten in ZOOM gespeichert und dann gelöscht.