Werkstattabläufe – Selbst ist der Bauhof

Kfz-Werkstätten von kommunalen Baubetriebshöfen stehen häufig im Fokus, wenn es um die Wirtschaftlichkeit von kommunalen Bauhöfen geht. In der Regel wird dabei nur auf die z. T. hohen Unterhaltungskosten geschaut und ein Vergleich mit freien Servicewerkstätten herbeigeführt. Oftmals wird bei der Betrachtung übersehen, dass ortsansässige Fremdwerkstätten den meist erforderlichen, hohen Spezialisierungsgrad in Bezug auf die Instandhaltung von Kommunalfahrzeugen z. T. gar nicht abdecken können. Bei der Einbindung von Vertragswerkstätten, z. B. für die Reparatur von Auf- und Anbauten, entsteht bei größeren Entfernungen ein hoher Personalaufwand für die Fahrzeugverbringung.

Weiterhin ist es den kommunalen Betriebshöfen bei einer Einbindung von Fremdwerkstätten i. d. R. nicht möglich, Prioritäten auszuhandeln. So kann es vorkommen, dass kostenintensive Fahrzeuge, wie z. B. Unimogs, erst im Anschluss von vermeintlich günstigen Fahrzeugen (z. B. Pkws oder Transporter) anderer Betriebe repariert werden. Hierdurch werden folglich die eigenen Standzeiten erhöht. Bei Eigenwerkstätten sind hier mitunter die Reaktionsgeschwindigkeit und auch die Flexibilität viel höher. Weiterhin besteht bei Eigenwerkstätten eine Vielzahl an Schnittstellen zu unterschiedlichsten Bereichen der Kommunalverwaltung. Das betriebsinterne Know-how bildet oftmals einen wesentlichen Aspekt für einen effizienten Fuhrparkbetrieb.

Grundvoraussetzungen für einen wirtschaftlichen Betrieb sind eine optimale Steuerung der Kfz-Werkstatt und eine effektive Zusammenarbeit mit wichtigen, die Ablaufprozesse innerhalb der Werkstatt beeinflussenden, Bereichen. Eine entscheidende Schnittstelle stellt die Kommunikation mit der Einsatzleitung oder Disposition des Baubetriebshofs dar. Nur wenn hier eine reibungslose Kommunikation erfolgt, kann auch das werkstattinterne Zeitmanagement funktionieren, von dem die Effektivität der Werkstatt maßgeblich abhängt. Können Aufträge seitens der Werkstatt optimal geplant werden, reduzieren sich analog zu der Reparaturdauer der Fahrzeuge die Stand- bzw. Ausfallzeiten. Die üblichen Standzeiten in der Werkstatt lassen sich so oftmals auf einen halben bis einen ganzen Tag begrenzen.

In der Abbildung erkennt man, dass knapp 60 % aller Aufträge (i. W. gesetzliche Prüfungen und Reparaturen) innerhalb eines halben Tages abgearbeitet werden können. Des Weiteren wird deutlich, dass Großfahrzeuge trotz der z. T. deutlich komplizierteren Technik (z. B. Aufbauten mit Hydrauliksystemen) geringere Standzeiten aufweisen. Dies liegt an der Tatsache, dass im Unterschied zur externen Vergabe, bei Eigenwerkstätten Vorgaben bzgl. Prioritäten der Reparaturarbeiten gemacht werden können. So werden z. B. Winterdienstfahrzeuge oder kostenintensive Lkw (z. B. Kehrmaschinen, Saug- und Spülwagen) durch die Werkstatt bevorzugt behandelt. Durch die Erhöhung der Fahrzeugverfügbarkeit bei sehr kostenintensiven Fahrzeugen kann der Gesamtbetrieb so Kosten in z. T. erheblichem Umfang einsparen.

Eine weitere wichtige Schnittstelle der Kfz-Werkstatt bildet die Zusammenarbeit mit der Beschaffungsabteilung bzw. mit dem zentralen Einkauf. Die Werkstattleitung sollte in die Beschaffungsprozesse eingebunden werden, um Betriebserfahrungen mit Fahrzeugen oder Ersatzteilen einfließen lassen zu können. Hierdurch können die Folgekosten für die jeweiligen Fahrzeuge (z. B. Ersatzteilkosten) z. T. deutlich reduziert werden. Fahrzeugbeschaffungen sollten dabei immer auch in Zusammenhang mit der Kostenrechnung erfolgen, da neben den reinen Betriebserfahrungen auch harte Faktoren, wie z. B. Fahrzeugdaten oder Kostenstatistiken, in die Entscheidungsfindungen einbezogen werden sollten. In Abbildung auf Seite 32 wird beispielhaft der Verlauf von Werkstattkosten von Kehrmaschinen unterteilt nach Fahrgestell, Aufbau usw. dargestellt. Diese steigen in diesem Fall bis zum neunten Betriebsjahr stetig an. Nach Wechsel der Instandhaltungsstrategie (IH-Strategie) von einer präventiven auf eine reaktive Strategie sinken diese wieder. Der für den Baubetriebshof optimale Wiederbeschaffungszeitpunkt kann aber durchaus bereits im vierten Betriebsjahr liegen, da der Anstieg der Kosten in dem Folgejahr stärker ausfällt.

Für die internen Abläufe der Werkstattprozesse ist die Zusammenarbeit mit dem Ersatzteillager von entscheidender Bedeutung. Hakt der Reparaturprozess schon bei der Materialversorgung, schnellen sowohl die Standzeiten in der Werkstatt als auch die Reservequote der Disposition in die Höhe. Wie wichtig dabei eine effiziente Lagerhaltung ist, verdeutlichen Untersuchungen der INFA, in denen davon ausgegangen wird, dass bis zu 25 % der gesamten Werkstatttätigkeiten mit der Ersatzteilversorgung in Verbindung stehen.

Um diese Zeitanteile reduzieren zu können, sollten in regelmäßigen Abständen (z. B. in Verbindung mit einer Inventur) Auswertungen zur Ersatzteilvorhaltung, z. B. durch eine Erfassung des Lagerumschlags, erfolgen.

Bei all den unterschiedlichen Anforderungen muss sich die Eigenwerkstatt immer auch auf Neuerungen im Bereich der Fahrzeugtechnik (z. B. Einsatz von Elektroantrieben) oder der Gesetzgebung und gültiger Regelungen und Normen einstellen. So beinhaltet die aktuelle Bremsenprüfstandsrichtlinie mit Ablauf einer Übergangsfrist bis Ende Dezember 2019 Änderungen im Bereich der amtlichen Prüfungen. Sofern ein Baubetriebshof die Hauptuntersuchung in der eigenen Kfz-Werkstatt durchführen lassen möchte, bedeutet dies u. U. notwendige bauliche Änderungen.

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass Kfz-Werkstätten ein zentraler Bestandteil von kommunalen Baubetriebshöfen sind, auch wenn diese oftmals sehr unterschiedlich stark besetzt sind. Das Spektrum reicht dabei von kleineren Werkstätten, die z. B. mit einem Landmaschinenmechaniker besetzt sind, bis zu voll ausgestatteten Meister-Werkstätten, die für Fahrzeug- und Aufbau-Hersteller auch Gewährleistungsreparaturen ausführen. Das Aufgabenspektrum (z. B. gesetzliche Prüfungen, Reparaturen an Fahrgestellen und Aufbauten) und die technische Ausstattung (z. B. Gruben, Hebebühnen, Waschstraße, Lackiererei, Tankstelle, Prüfstände, Diagnosegeräte) sollten an die Größe des Baubetriebshofs und den zu betreuenden Fuhrpark angepasst werden.

Entsprechend unterschiedlich hoch ist der Vergabeanteil der Kfz-Werkstätten. Vergeben werden sollten dabei zunächst immer Reparaturen, die entsprechend aufwendig auszuführen sind (z. B. Motor- oder Getriebereparaturen) oder die standardmäßig auch durch vor Ort ansässige Werkstätten in gleicher Qualität ausgeführt werden können (z. B. Pkw-, Transporter-Reparaturen oder Reparaturen an Lkw-Fahrgestellen). Die betriebseigene Kfz-Werkstatt sollte sich wenn möglich auf die Spezial-Kommunalfahrzeuge und hier insbesondere auf die Aufbautechnik konzentrieren, da hier selten ortsansässige Werkstätten beauftragt werden können. Eine komplette Vergabe von Werkstattdienstleistungen ist vom Grundsatz zwar möglich, führt aber wie dargestellt zu einem nicht unerheblichen Know-How-Verlust und zur Abhängigkeit beim Setzen von Prioritäten.