Der digitale Bauhof – Digitalisierung in Blaustein

INHALTE DES BEITRAGS

Ist-Zustand in Blaustein
Zahlen hinken der Realität hinterher
Der Weg zur individuellen Software
Wie sieht die Zukunft aus?

Der Überblick über Auftragslage und Budget ist im Bauhof oft kompliziert. Selbst Bauhofleiter können sich vielfach nur nach Rückfrage in Verwaltung und Kämmerei Einblick in die Finanzen ihres Verantwortungsbereichs verschaffen. Das kostet Zeit und geht zulasten taggenauer Informationen. Der Grund ist die komplexe Haushaltsführung der Kommunen, die Kameralistik. Städte und Gemeinden modernisieren jedoch derzeit ihr Haushalts- und Rechnungswesen und stellen um auf Doppik, eine Kosten- und Leistungsrechnung. Sie basiert auf Konten statt Haushaltsstellen und eröffnet neue Möglichkeiten, auch bei der Lohndatenerfassung. Bis 2020 sollen beispielsweise alle Gemeinden in Baden-Württemberg nach Doppik buchen. So will es das Gesetz zur Reform des Gemeindehaushaltsrechts.

Simon Reisch leitet den Bauhof Blaustein. Auch ihn betrifft die Umstellung. Die Situation hat er genutzt, um für sich und seine Mitarbeiter ein maßgeschneidertes Programm für das Auftragsmanagement zu bekommen. Wichtigstes Kriterium war eine benutzerfreundliche Oberfläche, v. a. im Blick auf seine Mitarbeiter, die oft Berührungsängste mit technischen Neuerungen zeigen, wie er sagt. Die Hemmschwelle, mit einer neuen Technik zu arbeiten, solle daher möglichst gering sein. „Keep it simple“ laute sein Wahlspruch.

Ein örtliches Unternehmen entwickelte im Auftrag der Stadt ein Windows-basiertes Programm, dessen Design an die Gestaltung von Smartphone-Apps erinnert – auch die Benutzung soll ähnlich simpel sein. Dr. Jonas Unger, horaios GmbH, sagt: „Unsere Lösung entsteht zu 100 % individuell in Zusammenarbeit mit der Stadt Blaustein und ist an der Bedienung durch absolute ‚Digitalneulinge’ orientiert.“

Die Software dient zunächst der Auftragsverwaltung und integriert weitere Features, wie eine Arbeitszeit- und Lohndatenerfassung. Damit wird in Blaustein schon nach der „Sommerpause“ des Bauhofs, ab Anfang September, der Zugriff auf Budget, Kosten und Arbeitsstunden tagesaktuell möglich sein – für jedes einzelne der 700 Objekte in der Großgemeinde, die das Team von Simon Reisch betreut. „Es wird nicht nur die Kosten- und Leistungsrechnung abgebildet“, erklärt Reisch, „sondern auch das gesamte Auftragsmanagement“. Mit der Software „OptiHof“ soll Dr. Unger zufolge der sanfte Übergang „von komplett papierbasiert zu papierlos“ gelingen. Darüber hinaus wird die Anbindung an Abteilungen, wie Finanzwesen und Gebäudemanagement, angestrebt.

Ist-Zustand in Blaustein

Blaustein ist ein Zusammenschluss von zehn vormals selbstständigen Ortsteilen mit zehn Friedhöfen, 15 Schulen, 18 Kindergärten, 24 Sport- und 48 Spielplätzen. Im Bauhof sind 32 Mitarbeiter beschäftigt. Die Erfassung ihrer Arbeitsstunden erfolgt über Auftragszettel, die per Hand ausgefüllt werden. Am Abend werden sie bei Bauhofleiter Reisch gesammelt. Bei ihm gehen auch die Aufträge von unterschiedlichsten Stellen ein, „unkontrolliert“, wie er sagt – über Handy, Telefon, E-Mail oder Fax. Reisch sichtet, sortiert und druckt die Aufträge aus, um sie an seine Mitarbeiter zu verteilen. Auf jedem Bogen werden neben den Einsatzstunden pro Mitarbeiter die der Maschinen sowie der Materialverbrauch und stichpunktartig eine Tätigkeitsbeschreibung vermerkt. Anschließend werden die Daten in der Verwaltung überprüft, erfasst, den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet und in die Finanzbuchhaltungssoftware eingespielt.

Neben dem hohen zeitlichen und organisatorischen Aufwand weist das jetzige System auch Lücken auf. Hat beispielsweise ein Arbeiter nicht die vorgeschriebenen 8,5 Stunden eingetragen, muss Simon Reisch zur korrekten Eingabe ins System herausfinden, wie das Defizit entstanden ist, beispielsweise aufgrund von Überstunden oder Arztbesuchen. Arbeitszeiten, Krankheitstage, Urlaubsstunden und Freizeitausgleich werden in Wochenlisten festgehalten, die monatlich an das Rathaus weitergeleitet werden. Der Soll-Ist-Abgleich von Lohndaten und Einsatzstunden der Fahrzeuge erfolgt in separaten Listen zur Übernahme in die Auftragsabrechnung. Laut Reisch können so am Jahresende die Gesamtkosten für einzelne Haushaltsstellen abgerufen werden.

Zahlen hinken der Realität hinterher

Erreiche ihn derzeit eine Anfrage aus dem Gemeinderat zu einer Kostenstelle, beispielsweise einer Schule oder einem Sportplatz, sei er mit der Antwort aufgrund der händischen Erfassung „immer mindestens acht Wochen hintendran“, sagt Bauhofleiter Simon Reisch. „In Zukunft habe ich tagesscharfe Zahlen“, freut er sich auf die Neueinführung der Kosten- und Leistungsrechnung mit dem neuen Programm für seinen Verantwortungsbereich. Aus derzeit 80 Kostenstellen wie „Friedhöfe“ oder „Schulen“ werden rund 700 Produkte, die eine exakte Zuordnung zu jedem einzelnen Objekt ermöglichen. Für jedes dieser Produkte ist zudem das Jahresbudget hinterlegt. Damit hat Reisch jederzeit den Überblick über seine Finanzen.

Die Frage „Was hat uns der Sportplatz XY in diesem Jahr gekostet?“ kann künftig mit einem Blick in das System beantwortet werden – ebenso wie die Frage, wieviel Budget dafür noch zur Verfügung steht. Auch Zeitaufwand und Materialkosten werden im Detail zu sehen sein. In der Finanzbuchhaltungssoftware der Kommune werden zudem die Stundenlöhne der einzelnen Mitarbeiter vom Arbeiter über den Facharbeiter bis zum Meister sowie die Verrechnungssätze der Fahrzeuge hinterlegt. Um die exakten Kosten pro Auftrag zu erhalten, „müssen die Stunden der Bauhofmitarbeiter, der Fahrzeuge und Maschinen und der verbrauchten Materialien auftragsbezogen erfasst und in die Finanzbuchhaltungssoftware eingespielt werden“, sagt Reisch. Als zusätzliches Tool forderte Reisch an, dass die Software sämtliche Zulagen nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst wie, kleine und große Nachtzuschläge oder Überstundenzuschläge, automatisch kalkuliert. „Das müsste aber nicht sein“, so Reisch, „die meisten Kommunen arbeiten mit 20 %igen Puffern auf die hinterlegten Stundensätze“.

Der Weg zur individuellen Software

Seine 32 Mitarbeiter hat Simon Reisch frühzeitig in den Prozess miteingebunden. Die neue Technik sei ein sensibles Thema, sagt er. Denn der Einsatz von Tabletcomputern wecke bei vielen Bedenken vor möglicher Überwachung. Dem werde jedoch durch nicht-GSM-fähige Endgeräte ohne SIM-Karte begegnet. So können die Standorte der Mitarbeiter nicht geortet und zurückgelegte Wege nicht nachvollzogen werden. Die Übertragung der während des Tags eingegebenen Daten erfolgt am Ende des Arbeitstags via WLAN im Büro. In der Erprobungsphase erhalte jede Abteilung vorerst einen Tabletcomputer, sagt Reisch.

Ab Anfang 2018 traf sich Reisch alle drei Wochen mit einem Vertreter der Entwicklerfirma. Anfang April begann die Datenerfassung auf Basis von durch den Bauhof bereitgestellten Excel-Tabellen. Die Testphase mit einem ausgewählten Personenkreis soll im September starten. „Wenn produktiv genug damit gearbeitet wird, beginnen wir mit den Schulungen für alle Bauhof-Mitarbeiter“, sagt Dr. Unger.

Wie sieht die Zukunft aus?

Durch die Digitalisierung erscheinen eingehende Aufträge auf dem Bildschirm des Bauhofleiters. Dieser genehmigt sie oder lehnt sie ab und sendet die Daten an die Tablets der Abteilungen. „Jeder hat jederzeit Einblick in den Stand aller Aufträge“, sagt Reisch.

Am Touch-Bildschirm, dessen Aufbau und Bedienungsweise an Smartphone-Apps erinnert, bucht der Mitarbeiter alles direkt ein, von der Arbeitszeit über verwendete Geräte und Maschinen bis zum verbrauchten Material. Diese Daten werden automatisch auf die richtige Kostenstelle gebucht.

Mit der Digitalisierung sollen eine stetig wachsende Aktenablage in Papierform, Reibungsverluste und Zeitverzögerungen Vergangenheit sein. Arbeitsstunden können leichter verwaltet, Gehaltszuschläge (bei Überstunden, Nachtarbeit etc.) umgehend eingebucht werden. Die direkte Anbindung an das Finanzbuchhaltungsprogramm der Gemeinde soll tagesaktuelle Einsicht in Kosten und Budget ermöglichen. Gefordert war deshalb, eine funktionierende Schnittstelle mit der neuen Finanzbuchhaltungssoftware aufzubauen, damit die Daten auch dort eingespielt werden können. „Die neue Software muss damit kommunizieren können“, erklärt Dr. Unger. Darüber hinaus erlaube das Budget eine Weiterentwicklung, „wenn sich in der Testphase etwas Neues ergibt“.